Σκοπός

Σκοπός της πολιτικής προμηθειών είναι να αναπτύξει τη μεθοδολογία που έχει καθιερωθεί από την «ActionAid Ελλάς» ώστε :

• Να διασφαλίζεται η συνεργασία με προμηθευτές που επιλέγονται και αξιολογούνται με  αντικειμενικά  κριτήρια.
• Οι παραγγελίες προς τους προμηθευτές να πραγματοποιούνται με τρόπο που να μετριάζει πιθανό λάθος στην κατανόηση των  απαιτήσεων  της  «ActionAid Ελλάς».

Πεδίο Εφαρμογής

Η διαδικασία της πολιτικής προμηθειών εφαρμόζεται σε όλους τους τομείς και δραστηριότητες της «ActionAid Ελλάς» και αφορά την προμήθεια προϊόντων και υπηρεσιών.

Επιλογή & Αξιολόγηση Προμηθευτών

Η  «ActionAid Ελλάς» συνεργάζεται με  προμηθευτές  τους  οποίους  αξιολογεί με  βάση  συγκεκριμένα  κριτήρια, που περιλαμβάνουν γενικώς τα  εξής:

1. Προδιαγραφές των προϊόντων, υλικών ή υπηρεσιών που προσφέρει ο   προμηθευτής, οι οποίες ικανοποιούν τις απαιτήσεις της εταιρείας.
2. Ικανοποιητική τιμολογιακή πολιτική και όροι πληρωμής 
3. Πιθανή κατοχή πιστοποιητικών ISO 9001 και ISO 14001 για το σύστημα  διαχείρισης ποιότητας ή/και περιβάλλοντος
4. Πιθανή κατοχή πιστοποιητικού ΕΛΟΤ 1801 ή OHSAS 18001, όταν πρόκειται για παροχή εργασιών που πιθανώς ενέχουν εργασιακούς κινδύνους
5.  Πιθανή μοναδικότητα του προμηθευτή για το συγκεκριμένο είδος  ή υπηρεσία
6.  Δεδομένα από προηγούμενη συνεργασία
7. Άλλα κριτήρια που αξιολογούνται ως σημαντικά ανά περίπτωση.

Οι προμηθευτές παρέχουν υπηρεσίες και προϊόντα που :

1. είτε υποστηρίζουν την υλοποίηση συγκεκριμένων προγραμμάτων της «ActionAid Ελλάς» (humanitarian response, επιστημονική έρευνα κ.ά.),
2. είτε υποστηρίζουν την ομαλή λειτουργία της «ActionAid Ελλάς» (για το σύνολο των δραστηριοτήτων της)

Όλοι οι προμηθευτές αξιολογούνται από τα αρμόδια άτομα, λαμβάνοντας υπόψη την πλήρωση των ανωτέρω κριτηρίων.

Αξιολόγηση Νέων Προμηθευτών

Σε περίπτωση συνεργασίας με νέο προμηθευτή, θα λαμβάνεται υπόψη η σπουδαιότητα του προϊόντος του σε σχέση με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχονται από την εταιρεία. Επίσης,  θα ορίζονται ένα ή περισσότερα (κατά περίπτωση) αρμόδια στελέχη της «ActionAid Ελλάς», που θα αναλαμβάνουν τη συλλογή στοιχείων με σκοπό την αξιολόγηση του προμηθευτή.

Τα στοιχεία που θα συλλέγονται και θα αξιολογούνται θα αφορούν καθιερωμένες από τον προμηθευτή διεργασίες για τη διαμόρφωση του προϊόντος/υπηρεσίας του (ενδεικτική παρουσίαση καθιερωμένων διαδικασιών, ικανότητες εμπλεκομένου προσωπικού, εξοπλισμός που χρησιμοποιείται, διαδικασίες ποιοτικού ελέγχου κ.ά.). Όπου κρίνεται απαραίτητο και είναι πρακτικά εφικτό, θα ζητούνται επίσης σχετικά πιστοποιητικά τελικού προϊόντος ή ακόμα και δείγμα. Ανά περίπτωση μπορεί να υπάρξει και «δοκιμαστική συνεργασία».

Η τελική αξιολόγηση των δεδομένων και η έναρξη συνεργασίας ή όχι με τον εκάστοτε προμηθευτή θα πραγματοποιείται μέσα από συγκεκριμένη διαδικασία εγκρίσεων από τα αρμόδια άτομα κατά περίπτωση.

Διαχείριση Παραπόνων

Αναφορικά με τη διαχείριση παραπόνων, υπάρχει συγκεκριμένη διαδικασία που ακολουθείται από τα αρμόδια τμήματα, διασφαλίζοντας την εμπιστευτικότητα και στοχεύοντας στην επίτευξη του καλύτερου δυνατού αποτελέσματος.

1. Τα βήματα που ακολουθούνται είναι τα εξής:
2. Αναγνώριση του παραπόνου
3. Αρχική αξιολόγηση
4. Επεξεργασία παραπόνου
5. Ενέργειες για την επίλυση οποιασδήποτε διαφοράς

Σε περίπτωση που επιθυμείτε να εκφράσετε κάποιο παράπονο αναφορικά με τη διαδικασία προμηθειών, πατήστε εδώ.

Για γενικές πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες προμηθειών της «ActionAid Ελλάς» μπορείτε να απευθυνθείτε στο email info.hellas@actionaid.org.